Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Workflow - в дословном переводе с английского означает поток работ/операций. Вот еще одно определение, наилучшим образом отражающее процессную сущность workflow http://www.evfrat.ru/compare/. Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Система workflow может работать с любыми бизнес-процессами организации, которые выделены, структурированы, и правила выполнения которых можно сформулировать. Каждая система workflow решает не только задачи обеспечения выполнения бизнес-процессов, но и возможности описания процессов, т.е. разработки моделей. При этом workflow не накладывает никаких ограничений на степень детализации описания бизнес-процессов. Кроме того, workflow интегрируют используемые в бизнес-процессе приложения.

В любой организации существует набор бизнес-процессов, которые можно и/или необходимо автоматизировать с целью уменьшения потерь информации, ускорения взаимодействия между исполнителями и повышения общей управляемости предприятия.

Workflow система должна просто и гибко настраиваться, поскольку бизнес-процессы в организации являются наиболее динамичной составляющей и постоянно претерпевают изменения для того, чтобы компания была впереди конкурентов и соответствовала современной действительности. Workflow система должна обладать легко читаемой и простой нотацией, с помощью которой производится визуальная настройка бизнес-процесса.

Системы класса workflow, как правило, не требуют от разработчиков моделей каких-либо знаний в области программирования — бизнес-процессы в workflow строятся с помощью графических пиктограмм в режиме drag-and-drop. Workflow часто служит средством передачи документа, т.е. средством поддержки электронного документооборота, а также единым органайзером предприятия, реализуемым в workflow с помощью системы оповещений.

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow.